Per anni sindacati e lavoratori hanno richiesto a gran voce di introdurre anche in Italia (come già avveniva nei paesi del Nord Europa) lo smart working (lavoro agile è la traduzione corrente, ma, in realtà, si può tradurre anche in lavoro intelligente), ma hanno incontrato la contrarietà dei datori di lavoro soprattutto privati, tranne eccezioni legate alle sedi italiane di aziende multinazionali ed a svariati Enti Pubblici, che già lo prevedevano.
A partire da marzo 2020, a seguito dell’emergenza Coronavirus e conseguente emissione di decreti governativi sempre più stringenti, che hanno statuito la chiusura delle aziende non produttive di servizi essenziali, nonché il lavoro a distanza per i dipendenti pubblici, milioni di italiani, si sono trovati catapultati nella nuova realtà del lavoro smart.
E si chiedono cosa rimarrà in futuro di questa nuova modalità di lavoro, passata l’emergenza, nonché come affrontarla al meglio.
I vantaggi dello smartworking
La risposta alla prima domanda è che lo smart working permarrà, in varie forme, modalità, misure, ma via via più radicate. Perché funziona? Rende più produttivi, sereni e soddisfatti. E potrà contare sullo sviluppo, avvenuto in questo periodo delle piattaforme per conference call, interazioni, lezioni a distanza. Lo smart-working non è affatto un modo per scomparire o lavorare meno. Lo rivela un autorevole centro studi tedesco, l’Ifo, che ha analizzato non lo stereotipo dei disciplinati lavoratori teutonici, bensì proprio di quelli italiani. La ricerca (“Smart-Working: Work Flexibility Without Constraints”), infatti, è stata condotta in Italia, in un’azienda, probabilmente del settore Energy, con oltre 4 mila dipendenti, studiando un campione rappresentativo di lavoratori per circa un anno.
Lo studio è stato realizzato nei mesi scorsi, prima dell’emergenza Coronavirus. I risultati hanno riportato una serie di vantaggi – sia per l’azienda, che per il lavoratore – derivanti dal lavoro agile. Anzitutto, il lavoratore agile è più produttivo, sia se la produttività viene misurata in termini quantitativi (es. quantità di pratiche processate), sia che venga misurata sulla base di parametri specifici (es. il rispetto delle scadenze). Mentre i lavoratori vincolati dagli orari canonici accrescono la loro produttività, mediamente, rispetto al mese precedente, del 10-30%, i lavoratori agili l’aumentano in misura più elevata, che oscilla fra il 25 e il 45%. Questa crescita è proporzionale con il trascorrere dei mesi, perché con gradualità i lavoratori si impratichiscono della nuova esperienza. Un altro fattore importante deriva dalle assenze per malattia e permessi. I lavoratori agili, nell’anno coperto dalla ricerca, hanno chiesto in media 5 giorni di assenza in meno, rispetto ai loro colleghi non operanti in smartworking. Lavorando da casa è più facile organizzarsi e trovare, senza sacrificare il lavoro, il tempo per una visita medica, il colloquio con i professori dei figli, etc.
Più in generale, gli smart-workers sembrano in grado di organizzarsi meglio, si dichiarano più attivi, più concentrati, sollevati dalla durata e fatica risparmiate per la percorrenza casa-ufficio, con più tempo a disposizione per dedicarsi alle incombenze di casa e a momenti per attività ricreative.
Lo smartworking accresce la partecipazione al lavoro domestico ed alla cura dei figli anche da parte dei lavoratori padri.
Consigli per viverlo al meglio
Per ciò che riguarda i consigli per vivere al meglio lo smartworking, ci viene in aiuto il business magazine Forbes, che ne fornisce cinque.
1- Preparare la postazione
Idealmente la cosa migliore sarebbe poter lavorare da una postazione dedicata, cioè per esempio non sul tavolo della cucina dove si mangia, ma su un’altra scrivania (in casa o in un altro luogo). Se questo non è possibile, si può sempre scegliere di sedersi in un punto diverso del tavolo rispetto a quello usato per i pasti. È importante cercare di preparare una postazione lavorativa gradevole, con sedia e luce adatte, ma anche senza troppe distrazioni che possono togliere la concentrazione. Infine, sembra banale, ma sarebbe meglio non lavorare mai in pigiama: non sono certo richieste giacca e cravatta, ma il corpo deve essere stimolato anche visivamente al lavoro e non al riposo.
2- Fare molte pause e muoversi
Se in ufficio è più facile interrompere il lavoro per fare due chiacchiere con il collega, lavorando in casa è più difficile. Come del resto grande è anche il rischio di restare seduti tutto il giorno. Per obbligarsi a fare delle pause, buone “scuse” sono le piccole faccende domestiche, come caricare la lavatrice, andare a prendere la posta, riordinare la camera da letto, ritirare un pacco in portineria. Per sgranchire un po’ le gambe invece si può camminare durante le telefonate e, se si abita in un condominio, utilizzare le scale invece dell’ascensore ogni volta che si sale o scende.
3- Imporsi dei limiti
Uno dei rischi più frequenti dello smart working è il burnout, cioè l’eccesso di lavoro dovuto all’incapacità di staccarsi dal PC e dalle e-mail, non essendoci attorno a noi i colleghi,che si alzano dalle scrivanie o qualche altro tipo di cambiamento dell’ambiente che ci circonda.
4- Restare in contatto con il team
Una delle cose più importanti e più difficili quando si inizia a fare smart working è trovare equilibrio con il resto del team, a maggior ragione se ogni componente si trova in un posto diverso. Per fortuna la tecnologia oggi permette di essere in contatto costante ovunque ci si trovi. Una telefonata, oltre alle e-mail e alle chat, spesso può aiutaree fare la differenza.
5-To-do list
Quando si lavora da casa è più facile distrarsi, voler fare più cose contemporaneamente, perché non c’è nessuno che chiede di finire un lavoro in un determinato tempo. Occorre comunque darsi delle priorità. Una buona prassi è pensare, appena svegli, se non la sera prima di dormire, alle attività da svolgere durante la giornata e organizzare con quale ordine affrontarle, in base alle scadenze, all’impegno richiesto ed all’esigenza di lavorare con altre persone.
I suggerimenti degli astronauti per la quarantena
Consigli vitali per affrontare questa complessa fase di clausura suggeriscono gli astronauti Samantha Cristoforetti e Luca Parmitano, che sanno bene cosa significhi trascorrere settimane all’interno di un luogo chiuso. Nella missione “Futura”, durata dal 23 novembre 2014 all’11 giugno 2015, la Cristoforetti, che ha passato 199 giorni e 17 ore a bordo della Stazione Spaziale Internazionale con i colleghi Anton Shkaplerov, dell’agenzia spaziale russa Roscosmos, e Terry Virts, della Nasa, ha dichiarato che “per gestire bene la convivenza con le altre persone, è importante riuscire a trovare uno spazio in cui restare da soli, un rifugio personale in cui trascorrere un’oretta al giorno…sulla Stazione Spaziale Internazionale utilizzavamo una stanza poco più grande di una cabina del telefono…” Anche l’astronauta Luca Parmitano ha parlato dell’attuale emergenza sanitaria ed ha invitato i cittadini a restare a casa. “Uno dei nostri privilegi a bordo dell’Iss, è quello di poter osservare da lontano il nostro Pianeta, fragile e bellissimo. Per godere domani della bellezza dobbiamo oggi chiudere la porta all’espansione del coronavirus e farlo insieme. Dobbiamo fare una scelta giusta: scegliamo di stare a casa e di restare uniti”.
di Valentina Lombardo Di Monte Iato