Novità sul controllo a distanza dei lavoratori: è stata, infatti, emanata la Circolare n 5 del 5 febbraio 2018 dell’Ispettorato del Lavoro, condivisa con il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali, recante le “Indicazioni operative sull’installazione e utilizzazione di impianti audiovisivi e di altri strumenti di controllo ai sensi dell’art. 4 della legge n. 300/1970”.
Il legislatore ultimamente è intervenuto per novellare l’art. 4 dello Statuto dei Lavoratori attraverso l’art. 23 del D.lgs. n. 151/2015 e il successivo art. 5, comma 2, del D.lgs. n. 185/2016 che hanno adeguato l’impianto normativo del suddetto articolo 4 e le procedure preesistenti “alle innovazioni tecnologiche nel frattempo intervenute. Lo scopo della norma, dunque, rimane quello di contemperare, da un lato, l’esigenza afferente all’organizzazione del lavoro e della produzione propria del datore di lavoro e, dall’altro, tutelare la dignità e la riservatezza dei lavoratori”.
I temi principali della Circolare sono: Istruttoria e valutazione delle richieste di autorizzazione; Tutela del patrimonio aziendale; Telecamere; Dati biometrici.
Per quanto riguarda l’istruttoria e valutazione dei presupposti legittimanti il controllo a distanza dei lavoratori l’Ispettorato sancisce che tale attività non deve essere data a tecnici ma al personale ispettivo ordinario o amministrativo operante all’interno delle varie unità organizzative dell’Ufficio e, solo in casi assolutamente eccezionali comportanti valutazioni tecniche di particolare complessità, anche al personale ispettivo tecnico.
L’ispettore ordinario deve tener presente solo la specifica finalità per la quale viene richiesta la singola autorizzazione e cioè le ragioni organizzative e produttive, quelle di sicurezza sul lavoro e quelle di tutela del patrimonio aziendale. Innovatore il trattamento in caso di videosorveglianza, che in presenza di motivi giustificativi che sono legati alla sicurezza sul lavoro o al patrimonio aziendale, dà la possibilità di inquadrare direttamente i lavoratori senza limitazioni.
Inoltre, non è fondamentale specificare il posizionamento predeterminato e l’esatto numero delle telecamere da installare fermo restando, comunque, che le riprese effettuate devono necessariamente essere coerenti e strettamente connesse con le ragioni legittimanti il controllo e dichiarate nell’istanza. Le ragioni addotte per avere l’autorizzazione devono essere verificate in sede di eventuale accertamento ispettivo. Secondo l’Ispettorato la videosorveglianza non può essere legata allo stato dei luoghi o al posizionamento delle merci o degli impianti produttivi in quanto questi elementi sono modificabili nel corso del tempo. L’ispettorato per indicare un esempio si riferisce alla rotazione delle merci nelle strutture della grande distribuzione che rendono scarsamente utile un’istruttoria basata su planimetrie che nel corso del breve periodo non sono assolutamente rappresentative del contesto lavorativo Secondo l’Ispettorato un provvedimento autorizzativo basato sulle esibizione di una documentazione che “fotografa” lo stato dei luoghi in un determinato momento storico rischierebbe di perdere efficacia nel momento stesso in cui tale “stato” venga modificato per varie esigenze. L’attività di controllo, pertanto, è legittima se strettamente funzionale alla tutela dell’interesse dichiarato, interesse che non può essere modificato nel corso del tempo nemmeno se vengano invocate le altre ragioni legittimanti il controllo stesso ma non dichiarate nell’istanza di autorizzazione.
Gli eventuali controlli ispettivi successivi al rilascio del provvedimento autorizzativo, pertanto, dovranno innanzitutto verificare che le modalità di utilizzo degli strumenti di controllo siano assolutamente conformi e coerenti con le finalità dichiarate.
Fra le ragioni giustificatrici del controllo a distanza dei lavoratori l’elemento di novità introdotto dalla più recente normativa è rappresentato dalla tutela del patrimonio aziendale che in precedenza veniva considerato come unico criterio legittimante delle visite personali di controllo di cui all’art. 6 della stessa legge e che ora è specificato nella nuova formulazione dell’art. 4 dello Statuto dei Lavoratori.
Se la richiesta di installazione riguarda dispositivi operanti in presenza del personale aziendale, non può essere genericamente motivata adducendo la “tutela del patrimonio” ma va necessariamente specificata nel rispetto dei principi della privacy di legittimità e determinatezza del fine perseguito, nonché della sua proporzionalità, correttezza e non eccedenza. Questi elementi impongono un monitoraggio ampio, che rende assolutamente residuali i controlli più invasivi, legittimandoli solo a fronte della rilevazione di specifiche anomalie e comunque all’esito dell’esperimento di misure preventive meno limitative dei diritti dei lavoratori.
Gli accessi devono essere tracciati e le immagini registrate dagli impianti audiovisivi devono essere conservati per almeno sei mesi.
Se le telecamere sono installate in zone esterne all’azienda, nelle quali non si svolge attività lavorativa l’autorizzazione non è necessaria, inoltre è possibile installare, per motivi di sicurezza e senza autorizzazione, i sistemi di riconoscimento biometrico, l’Ispettorato precisa, infatti, che i dati biometrici possono essere qualificati come strumento indispensabile a rendere la prestazione di lavoro se hanno lo scopo di impedire l’utilizzo di macchinari a personale non autorizzato: in tale ipotesi non sono, quindi, necessari né l’accordo con le rappresentanze sindacali né l’autorizzazione dell’Ispettorato stesso.